Por Joan 
Llevo tiempo construyendo automatizaciones en Make y he pasado por todas las fases. La del entusiasmo inicial donde automatizas todo lo que puedes aunque no lo necesites. La del desencanto cuando un escenario falla y no entiendes por qué. Y la de la madurez, donde identificas las automatizaciones que realmente merecen el esfuerzo y las mantienes funcionando con consistencia.
Los diez escenarios que te comparto aquí son los supervivientes de ese proceso. Los que llevan meses activos. Los que han demostrado que el tiempo invertido en configurarlos se recupera semana tras semana.
Te cuento qué hace cada uno, qué aplicaciones conecta y los detalles de configuración que marcan la diferencia entre un escenario que funciona bien y uno que falla a las dos semanas.
Escenario 1: Formulario de contacto → Notion + Email de confirmación
Aplicaciones: Tally → Notion → Gmail
Qué hace: Cuando alguien rellena mi formulario de contacto, Make captura los datos, crea una entrada nueva en mi base de datos de contactos en Notion y envía automáticamente un email de confirmación personalizado al remitente.
Por qué lo uso: Antes gestionaba los contactos manualmente. Copiaba el email, lo pegaba en Notion, escribía la respuesta de confirmación. Con este escenario, todo ocurre solo en segundos. El contacto recibe una respuesta inmediata. Yo tengo el registro en Notion sin tocar nada.
El detalle que marca la diferencia: El email de confirmación no es genérico. Make inserta el nombre de la persona —capturado del formulario— en el cuerpo del email. «Hola, [Nombre]» en lugar de «Hola». Ese pequeño detalle cambia la percepción de la respuesta automática.
Módulos: 3 módulos. Consumo aproximado: 3 operaciones por envío de formulario.
Escenario 2: RSS del blog → Telegram + LinkedIn
Aplicaciones: RSS → Telegram + LinkedIn
Qué hace: Cada vez que publico un artículo nuevo en mi blog, Make detecta la actualización del feed RSS, envía un mensaje a mi canal de Telegram con el título y el enlace, y crea un borrador en LinkedIn con un texto adaptado para esa red.
Por qué lo uso: Publicar en el blog y luego acordarme de anunciarlo en cada canal por separado es un proceso que se me olvidaba con frecuencia. Este escenario garantiza que cada publicación nueva tiene su difusión automática sin que yo tenga que hacer nada.
El detalle que marca la diferencia: El mensaje de Telegram y el texto de LinkedIn son diferentes. No es el mismo contenido copiado y pegado. En Make uso un módulo de transformación de texto para ajustar el tono y el formato según la plataforma. En Telegram va el título y el enlace directo. En LinkedIn va un párrafo introductorio que contextualiza el artículo antes del enlace.
Módulos: 4 módulos. El escenario se ejecuta con cada nuevo artículo publicado.
Escenario 3: Nueva venta → Notificación Telegram + Fila en Sheets
Aplicaciones: Plataforma de ventas → Telegram + Google Sheets
Qué hace: Cada vez que se produce una venta en mi plataforma, Make envía un mensaje inmediato a mi Telegram con el producto vendido, el importe y el email del comprador. Simultáneamente, añade una fila nueva en mi hoja de seguimiento de ventas en Google Sheets.
Por qué lo uso: Saber en tiempo real que se ha producido una venta tiene un valor que va más allá de lo práctico. También es motivador. Pero más allá del aspecto emocional, tener todas las ventas registradas automáticamente en Sheets me permite hacer análisis de rendimiento semanales sin recopilar datos manualmente.
El detalle que marca la diferencia: El mensaje de Telegram incluye un emoji de confirmación al inicio. Parece trivial, pero cuando recibes la notificación en el móvil y ves ese símbolo antes de leer el texto, el cerebro procesa la información más rápido. Los detalles de UX importan incluso en las automatizaciones propias.
Módulos: 3 módulos. Se ejecuta con cada transacción completada.
Escenario 4: Email con etiqueta específica → Tarea en Notion
Aplicaciones: Gmail → Notion
Qué hace: Cuando etiqueto un email en Gmail con una etiqueta que llamé «→ Notion», Make detecta ese cambio y crea automáticamente una tarea nueva en mi base de datos de tareas en Notion con el asunto del email como nombre de la tarea y un enlace al email original en el campo de notas.
Por qué lo uso: Mi bandeja de entrada de Gmail no es mi gestor de tareas. Pero muchos emails generan tareas que tengo que hacer. Antes los marcaba como no leídos para «recordarlos» —un sistema terrible—. Ahora los etiqueto y en cinco segundos tengo la tarea en Notion donde corresponde.
El detalle que marca la diferencia: El enlace al email original dentro de la tarea de Notion es crucial. Cuando llego a esa tarea días después, puedo abrir el email de referencia con un clic sin tener que buscarlo en Gmail. Sin ese enlace, la automatización pierde la mitad de su utilidad.
Módulos: 2 módulos. Bajo consumo de operaciones.
Escenario 5: Formulario de solicitud de presupuesto → Doc de propuesta + Email
Aplicaciones: Typeform → Google Docs → Gmail
Qué hace: Cuando un potencial cliente rellena mi formulario de solicitud de presupuesto, Make toma los datos —nombre, empresa, tipo de proyecto, presupuesto estimado— y genera automáticamente un documento de propuesta personalizado en Google Docs usando una plantilla predefinida. Después me envía un email con el enlace al documento generado.
Por qué lo uso: Preparar una propuesta personalizada desde cero cada vez que alguien contacta me llevaba entre 30 y 60 minutos. Con este escenario, cuando recibo el email de Make con el enlace al documento, ya tengo el 70% de la propuesta escrita. Solo necesito revisar, ajustar el precio y añadir los detalles específicos del proyecto.
El detalle que marca la diferencia: La plantilla de Google Docs tiene marcadores de posición —variables entre dobles llaves— que Make sustituye automáticamente por los datos del formulario. {{nombre_cliente}}, {{tipo_proyecto}}, {{empresa}} se convierten en los valores reales. El documento generado parece escrito a mano para ese cliente específico.
Módulos: 4 módulos. Es uno de los escenarios más complejos de esta lista, pero también el que más tiempo ahorra por ejecución.
Escenario 6: Mención de mi marca en redes → Notificación Telegram
Aplicaciones: RSS de alertas de Google → Telegram
Qué hace: Google Alerts genera un feed RSS con todas las menciones de mi marca o palabras clave que quiero monitorizar. Make lee ese feed periódicamente y me envía una notificación en Telegram cada vez que aparece una mención nueva.
Por qué lo uso: Monitorizar la reputación online manualmente es imposible. Con este escenario, cualquier vez que alguien menciona mi nombre, mi marca o mis proyectos en una web indexada por Google, recibo una notificación en minutos.
El detalle que marca la diferencia: Configuro varias alertas de Google con distintas palabras clave —mi nombre, el nombre de mis proyectos, variantes con y sin tildes— y todas alimentan el mismo escenario de Make. Una sola automatización cubre múltiples términos de búsqueda.
Módulos: 2 módulos por alerta de Google configurada.
Escenario 7: Nuevo suscriptor en newsletter → Bienvenida personalizada + Tag en lista
Aplicaciones: MailerLite → Gmail → MailerLite
Qué hace: Cuando alguien se suscribe a mi newsletter, Make detecta el nuevo suscriptor, envía un email de bienvenida personalizado desde mi cuenta de Gmail —no desde el servidor de MailerLite— y añade una etiqueta específica al suscriptor en MailerLite según la página de captura desde la que se suscribió.
Por qué lo uso: Los emails de bienvenida automáticos de las plataformas de email marketing tienen una estética corporativa reconocible al instante. Un email enviado desde Gmail parece más personal. La tasa de apertura y respuesta de mis emails de bienvenida mejoró notablemente cuando hice este cambio.
El detalle que marca la diferencia: El tag según la página de captación me permite segmentar mi lista desde el primer momento. Los suscriptores que llegan desde el artículo sobre productividad reciben un tag diferente a los que llegan desde el artículo sobre herramientas de IA. Esa segmentación temprana mejora la relevancia de los emails que envío después.
Módulos: 3 módulos.
Escenario 8: Tarea completada en Notion → Registro en log semanal
Aplicaciones: Notion → Google Sheets
Qué hace: Cada vez que marco una tarea como completada en Notion, Make detecta ese cambio y registra automáticamente la tarea completada —nombre, fecha y proyecto asociado— en una hoja de log semanal en Google Sheets.
Por qué lo uso: Tengo la tendencia de olvidar lo que he hecho durante la semana. Cuando llega el viernes y hago mi revisión semanal, necesito recordar qué completé para evaluar si fue una semana productiva. Este log automático me da esa información sin tener que reconstruirla de memoria.
El detalle que marca la diferencia: Revisar ese log el viernes no solo me ayuda a evaluar la semana. También me da material para mi newsletter y mis publicaciones de redes, donde comparto avances y reflexiones sobre mi trabajo. La automatización de registro se convierte en materia prima para el contenido.
Módulos: 2 módulos. Bajo consumo de operaciones.
Escenario 9: Recordatorio automático de seguimiento a clientes
Aplicaciones: Google Sheets → Gmail
Qué hace: Tengo una hoja en Google Sheets con mis clientes activos y la fecha del último contacto con cada uno. Make revisa esa hoja diariamente. Cuando detecta que han pasado más de 14 días desde el último contacto con un cliente, me envía un email recordatorio con el nombre del cliente y la fecha del último contacto.
Por qué lo uso: Mantener el contacto regular con clientes es fundamental para la retención. Pero cuando tienes varios clientes activos simultáneamente, es fácil que alguno se quede sin contacto durante semanas sin que te des cuenta. Este recordatorio garantiza que ningún cliente pase más de dos semanas sin que yo piense activamente en él.
El detalle que marca la diferencia: El email recordatorio no es genérico. Incluye el nombre del cliente y el número exacto de días desde el último contacto. «Han pasado 17 días desde tu último contacto con [Nombre Cliente]» es mucho más accionable que «Tienes clientes pendientes de seguimiento».
Módulos: 3 módulos. Se ejecuta una vez al día.
Escenario 10: Backup semanal de Notion → Google Drive
Aplicaciones: Notion API → Google Drive
Qué hace: Cada domingo a las 23:00, Make exporta automáticamente el contenido de mis bases de datos más importantes de Notion en formato CSV y los guarda en una carpeta específica de Google Drive con la fecha del backup en el nombre del archivo.
Por qué lo uso: Notion es muy fiable, pero depender al cien por cien de cualquier herramienta sin una copia de seguridad propia es un riesgo que no quiero asumir. Este backup semanal me da la tranquilidad de saber que mis datos más importantes tienen una copia fuera de Notion.
El detalle que marca la diferencia: La carpeta de Google Drive está organizada por mes. Cada mes tiene su subcarpeta con los backups de cada domingo. Así el histórico no se convierte en un desorden de archivos sin estructura.
Módulos: 4 módulos. Se ejecuta una vez a la semana con una programación específica.
Qué tienen en común estos diez escenarios
Después de describir los diez, me doy cuenta de que comparten varias características que probablemente explican por qué han sobrevivido cuando otros escenarios que construí acabaron desactivados.
Son simples. Ninguno tiene más de cuatro módulos. La complejidad en las automatizaciones es enemiga de la fiabilidad. Cuantos más módulos, más puntos de fallo potenciales.
Resuelven un problema real. Cada uno de ellos existe porque había una tarea que hacía manualmente de forma repetitiva y que me generaba fricción o riesgo de olvidarlo. No los construí porque podía. Los construí porque los necesitaba.
Son fáciles de mantener. Cuando una de las aplicaciones cambia su API o sus permisos, reconfigurar un escenario simple lleva minutos. Reconfigurar uno complejo puede llevar horas.
Si estás empezando con Make, te recomiendo empezar por los escenarios 1, 3 y 8. Son los más simples, los más universales y los que más rápido te van a demostrar el valor real de la automatización en tu flujo de trabajo diario.