Cómo genero informes automáticos con Make y Sheets (el sistema completo que uso cada semana)

Los informes son una de esas tareas que todo el mundo sabe que son importantes y nadie disfruta haciendo. Recopilar datos de distintas fuentes, organizarlos en un documento con coherencia visual, calcular totales y variaciones, escribir el email de envío y mandarlo a las personas correctas. Proceso que puede llevar entre treinta minutos y dos horas dependiendo de la complejidad del informe.

Desde que automaticé este proceso con Make y Google Sheets, esas horas las recuperé completamente. El informe se genera solo, con los datos actualizados al momento de la ejecución, y llega a mi bandeja de entrada —y a la de mis clientes— en el momento exacto que programé.

En este artículo te cuento el sistema completo. Desde la estructura de datos en Sheets hasta la configuración del escenario en Make, con todos los detalles que necesitas para replicarlo.

El caso de uso que voy a explicar

Existen muchos tipos de informes que puedes automatizar con este sistema. Para este artículo, me voy a centrar en uno concreto y muy universal: un informe semanal de métricas de negocio que se genera automáticamente cada lunes y llega por email con los datos de la semana anterior.

Las métricas del ejemplo son genéricas pero representativas de lo que cualquier freelance o pequeño negocio querría monitorizar: número de ventas, facturación total, nuevos contactos y tareas completadas. Puedes adaptar exactamente las mismas métricas a tu negocio con cualquier otro conjunto de datos.

La estructura en Google Sheets: la base de todo

Antes de tocar Make, necesitas tener los datos bien organizados en Google Sheets. La estructura de la hoja determina la facilidad con la que Make puede leer y procesar la información.

Para este sistema uso tres hojas dentro del mismo archivo de Google Sheets.

Hoja 1: Datos en bruto

Esta es la hoja donde se registran los eventos individuales. Cada fila es un evento —una venta, un contacto nuevo, una tarea completada—. Las columnas son los atributos de ese evento.

Para nuestro caso de uso, la hoja de datos en bruto tiene estas columnas:

Fecha — Fecha del evento en formato DD/MM/AAAA.
Tipo — El tipo de evento: Venta, Contacto, Tarea completada.
Descripción — Descripción breve del evento.
Importe — Solo para ventas, el importe en euros. Vacío para los demás tipos.
Semana — Una columna calculada con fórmula que extrae el número de semana del año de la columna Fecha: =WEEKNUM(A2).
Año — Una columna calculada que extrae el año: =YEAR(A2).

Esta hoja puede alimentarse de varias formas. Puedes rellenarla manualmente. Puedes tener otros escenarios de Make que añaden filas automáticamente cuando ocurren eventos en otras plataformas —una venta en tu tienda, un nuevo contacto en tu CRM—. O puedes combinar ambas formas.

Hoja 2: Resumen semanal

Esta hoja usa fórmulas para calcular automáticamente los totales de cada semana a partir de los datos en bruto de la Hoja 1.

La estructura tiene una fila por semana con estas columnas:

Semana — El número de semana del año.
Año — El año.
Ventas totales (€) — Suma del importe de todas las filas de tipo «Venta» de esa semana:

=SUMPRODUCT((Datos!C:C="Venta")*(Datos!F:F=A2)*(Datos!G:G=B2)*Datos!E:E)

Número de ventas — Cuenta de ventas de esa semana:

=COUNTIFS(Datos!C:C,"Venta",Datos!F:F,A2,Datos!G:G,B2)

Nuevos contactos — Cuenta de contactos de esa semana:

=COUNTIFS(Datos!C:C,"Contacto",Datos!F:F,A2,Datos!G:G,B2)

Tareas completadas — Cuenta de tareas de esa semana:

=COUNTIFS(Datos!C:C,"Tarea completada",Datos!F:F,A2,Datos!G:G,B2)

Cada vez que añades una fila nueva en la Hoja 1, las fórmulas de la Hoja 2 se actualizan automáticamente. No hay que hacer nada manual.

Hoja 3: Configuración

Esta hoja tiene solo unas pocas celdas con parámetros de configuración que Make lee para saber qué hacer.

Email de envío — La dirección a la que se enviará el informe.
Nombre del destinatario — Para personalizar el saludo del email.
Semana actual — Una fórmula que calcula automáticamente el número de semana actual: =WEEKNUM(TODAY()).
Semana del informe — La semana anterior: =WEEKNUM(TODAY())-1.
Año actual — =YEAR(TODAY()).

Esa hoja de configuración es lo que permite que Make sepa qué datos buscar sin tener el número de semana hardcodeado en el escenario. Cuando pasa de la semana 10 a la 11, Make lee automáticamente que la semana del informe es la 10 sin que tengas que modificar nada.

El escenario en Make: la automatización completa

Con los datos listos en Sheets, construimos el escenario en Make. Te describo cada módulo.

Módulo 1: Trigger — Schedule

El escenario usa un trigger de tipo Schedule configurado para ejecutarse los lunes a las 8:00 de la mañana. Sin esperar eventos externos. Solo por tiempo.

¿Por qué los lunes a las 8:00? Porque el informe cubre la semana anterior —de lunes a domingo—. El lunes por la mañana es el momento perfecto para recibirlo: la semana anterior está cerrada y el informe llega justo cuando empiezas la nueva semana.

Módulo 2: Leer la configuración de Sheets

El primer módulo activo es «Google Sheets → Get a Spreadsheet Row» o alternativamente «Get Range Values» dependiendo de cómo tengas estructurada la hoja de configuración.

Configuro el módulo para leer la hoja «Configuración» de tu archivo de Sheets. El resultado devuelve los valores de las celdas configuradas: email, nombre, número de semana del informe y año.

Guardo esos valores en variables de Make para usarlos en los módulos siguientes. Especialmente el número de semana del informe —semana actual menos uno— es el dato que usaré para filtrar los datos correctos.

Módulo 3: Buscar los datos del resumen semanal

Con el número de semana correcto en mano, el siguiente módulo busca la fila correspondiente en la hoja de Resumen Semanal.

Uso «Google Sheets → Search Rows» con dos condiciones de filtro:

Condición 1: La columna «Semana» es igual al número de semana del informe.
Condición 2: La columna «Año» es igual al año actual.

El resultado es la fila con todos los totales de la semana anterior: ventas totales, número de ventas, nuevos contactos y tareas completadas.

Módulo 4: Calcular variaciones respecto a la semana anterior

Para que el informe sea realmente informativo, no solo muestro los datos de la semana actual. Muestro también la variación respecto a la semana anterior.

Un segundo módulo de «Google Sheets → Search Rows» busca la fila de la semana anterior a la del informe —semana del informe menos dos—. Con esos datos y los del módulo anterior, un módulo de «Tools → Set Variables» calcula las variaciones.

Las variables que calculo son las siguientes.

Variación de ventas en euros:

{{semana_actual.ventas}} - {{semana_anterior.ventas}}

Variación porcentual de ventas:

{{round((semana_actual.ventas - semana_anterior.ventas) / semana_anterior.ventas * 100; 1)}}%

Emoji de tendencia para ventas:

{{if(semana_actual.ventas >= semana_anterior.ventas; "📈"; "📉")}}

Ese emoji de tendencia es un detalle pequeño pero muy efectivo. Hace que el informe sea legible de un vistazo antes de leer ningún número. Si ves 📈 nada más abrir el email, sabes que la semana fue positiva. Si ves 📉, sabes que hay algo que revisar.

Módulo 5: Construir el cuerpo del informe

Con todos los datos calculados, construyo el texto del informe usando el módulo «Tools → Set Variable» con una variable de texto largo que combina todos los datos en un formato legible.

El texto del informe tiene esta estructura:

Informe semanal — Semana {{numero_semana}} de {{año}}

Hola {{nombre_destinatario}},

Aquí tienes el resumen de la semana pasada:

💰 FACTURACIÓN
{{ventas_total}}€ {{emoji_ventas}} ({{variacion_ventas_pct}}% vs semana anterior)
{{numero_ventas}} ventas cerradas

👥 CAPTACIÓN
{{nuevos_contactos}} nuevos contactos

✅ PRODUCTIVIDAD  
{{tareas_completadas}} tareas completadas

---
Este informe se genera automáticamente cada lunes.

Ese formato es limpio, legible en móvil y contiene toda la información relevante en menos de diez líneas. No necesito tablas complejas ni gráficos para un informe semanal de métricas básicas.

Módulo 6: Generar el informe en Google Docs (opcional pero recomendable)

Si quieres un informe más visual —con el logo de tu empresa, tipografía profesional, tablas formateadas—, añade un módulo entre el 5 y el 7 que cree una copia de una plantilla de Google Docs y rellene los marcadores de posición con los datos calculados.

El proceso es idéntico al que describí en el artículo de facturas automáticas. Una plantilla con marcadores como {{ventas_total}} que Make sustituye por los valores reales.

El resultado es un documento de Google Docs con el informe formateado profesionalmente que luego exportas como PDF para adjuntarlo al email.

Para informes internos simples, el texto plano del módulo 5 es suficiente. Para informes que envías a clientes, el PDF formateado da una imagen más profesional.

Módulo 7: Enviar el email con el informe

El penúltimo módulo es «Gmail → Send an Email» con estos parámetros.

Destinatario: La variable email leída de la hoja de configuración.
Asunto: Informe semanal — Semana {{numero_semana}} | {{nombre_empresa}}
Cuerpo: El texto del informe generado en el módulo 5.
Adjunto: El PDF del informe si generaste uno en el módulo 6.

Una configuración adicional importante: activa la opción de enviar el email en formato HTML si quieres que los saltos de línea y el formato básico se respeten correctamente. Gmail procesa mejor el HTML que el texto plano para emails con estructura.

Módulo 8: Registrar el envío en Sheets

El último módulo añade una fila a una hoja de registro en Google Sheets con estos datos: la fecha y hora del envío, el número de semana del informe, los valores clave del informe y el estado «Enviado».

Ese registro tiene dos utilidades. Primero, me permite verificar que el sistema funciona correctamente revisando que hay una fila nueva cada lunes. Segundo, me da un histórico de todos los informes generados que puedo consultar en cualquier momento sin buscar en mi bandeja de email.

Variaciones del sistema para distintos casos de uso

El sistema que describí es para un informe semanal de métricas básicas. Pero la misma estructura sirve para muchos otros tipos de informes con pequeñas modificaciones.

Informe mensual de facturación. Cambia el trigger a «primer lunes de cada mes». Cambia las fórmulas de Sheets para agregar datos mensuales en lugar de semanales. El resto del sistema es idéntico.

Informe diario de tareas. Trigger a las 18:00 de lunes a viernes. Los datos vienen de una hoja que se actualiza durante el día. El email llega al final de cada jornada con un resumen de lo completado.

Informe para clientes con sus datos específicos. Si tienes varios clientes y quieres enviar a cada uno un informe con sus propios datos, añade un módulo de iteración que procese cada cliente por separado y personalice el informe con los datos específicos de ese cliente. El mismo escenario genera y envía un informe diferente para cada cliente en una sola ejecución.

Informe de métricas de redes sociales. Si conectas Make con las APIs de Instagram, LinkedIn o YouTube, puedes traer métricas de redes sociales directamente al informe sin pasar por Sheets. El alcance de tus publicaciones, los seguidores ganados o perdidos, las impresiones de la semana. Datos que normalmente requieren abrir cada plataforma por separado, centralizados en un solo email semanal.

El mantenimiento que requiere el sistema

Una vez configurado, el sistema necesita muy poco mantenimiento. Las acciones recurrentes que hago son las siguientes.

Verificar el registro de envíos una vez a la semana. Treinta segundos para confirmar que el email del lunes se envió correctamente.

Añadir nuevas filas a la hoja de semanas en Sheets. La hoja de Resumen Semanal necesita tener una fila preparada para cada semana futura. Si no la tiene, Make no encontrará dónde buscar los datos. Añado filas para las próximas ocho o diez semanas cada vez que reviso el sistema.

Actualizar el email de destinatario en la hoja de configuración si cambia la persona que recibe el informe. Un cambio en una celda de Sheets es suficiente. No hay que tocar Make.

Eso es todo. El resto lo hace Make automáticamente, semana tras semana, sin intervención.